De kommunala bostads- och fastighetsbolagen kritiseras av revisionen för brister i offentlighetsprincipen och hanteringen av allmänna handlingar.
Helägda kommunala bolag omfattas av offentlighetsprincipen. Via intervjuer och dokumentstudier har en granskning gjorts över hur det fungerar i nämnda bolag i kommunen.
Rapporten visar bland annat att allt färre handlingar har diarieförts de senaste åren. För 2013 fanns endast en inkommande handling diarieförd. 2010 var det senaste året då en utgående handling diariefördes.
– Här måste vi naturligtvis bättra oss. Rutiner finns men vi har väl varit slarviga med att följa dem. Vi har i?princip redan åtgärdat detta, säger bolagets vd Magnus Andersson.
Dock är det mycket sällan som det förekommer förfrågningar från allmänheten om att ta del av allmänna handlingar. Mestadels är det press och hyresgästförening som hör av sig i detta ärende.
Arkivhanteringen måste också förbättras. Exempelvis saknar bolagen arkivbeskrivning och plan för dokumenthantering.
”Rutinerna för registrering och diarieföring är inte ändamålsenliga. Bolagen behöver se till att allmänna handlingar diarieförs kontinuerligt och att det i liggarna för in- och utgående handlingar tydligt framgår datum då handlingen kom in eller upprättades, avsändare eller mottagare, kort ärendebeskrivning och diarienummer”, skriver Lisa Åberg och Caroline Liljebjörn för revisionsföretaget PWC.
Magnus Andersson säger att det nu blir en uppgift för bolagsstyrelserna att besluta vilka åtgärder som ska genomföras. Åtgärderna ska vara presenterade för lekmannarevisorerna före första oktober.
– I mångt och mycket handlar det om en resursfråga. Vi kan behöva tillsätta mer resurser för vi sitter knappast och rullar tummarna i dag, säger han.